Bereits kurz nach der Produktivsetzung der neuen Fachanwendung ISBJ-KiTa sorgten Funktionsstörungen im System berlinweit für Schlagzeilen: Kita-Gutscheine konnten aufgrund Funktionsstörungen nicht mehr vergeben und bearbeitet werden. Die Folgen: Jugendämter waren mit einem erheblichen Mehraufwand konfrontiert, Eltern wussten nicht, wie oder ob sie ihre Kinder überhaupt in einer Kita anmelden können und Kita-Träger mussten aufgrund fehlender Gutscheine in finanzielle Vorleistung gehen. Auch einen Monat später - Anfang August - ist immer noch keine Besserung in Sicht.

Über das ISBJ-KiTa werden unter anderem die An- und Abmeldung von Kindern in Kitas, die Beantragung und Abrechnung von Kita-Gutscheinen sowie die monatlichen Trägerabrechnungen abgewickelt. Doch technische Probleme bestehen nicht erst seit dem Update. Bereits seit März 2023 dokumentieren die Mitglieder des VKMK - Der Kitaverband regelmäßig Störungen, wie etwa fehlerhafte Abrechnungen. All diese Probleme wurden über Monate hinweg an die Senatsverwaltung weitergeleitet - eine Verbesserung blieb jedoch aus.

Nun, im August 2025, geht es unverändert weiter: Personaldaten werden teils nicht korrekt erfasst oder falsch berechnet. Auf Grundlage dieser Daten wird jedoch die Einhaltung der gesetzlichen Personalvorgaben bewertet - fehlerhafte Berechnungen können daher zu Problemen für die Träger führen.

Zudem erhalten Träger seit Juni keine Rückmeldung mehr darüber, ob die Registrierungen von Kita-Gutscheinen im System erfolgreich eingegangen sind. Oft bleibt tagelang unklar, ob die Datenübermittlung erfolgt ist. Träger müssen dies wiederholt nachprüfen - in vielen Fällen sogar den gesamten Prozess mehrfach durchlaufen.

Auch bei den Abrechnungen bestehen erhebliche Probleme: Häufig sind sie unvollständig oder können nicht fristgerecht gebucht werden, aufgrund falscher oder unvollständiger Daten im System.

Kita-Träger müssen teilweise in Vorleistung gehen, um trotz der Komplikationen frühkindliche Bildung für die Kinder sicherzustellen - wissen aber zugleich oft nicht, wann genau sie die dafür nötigen Mittel refinanziert bekommen.

“Diese Probleme sind nicht neu. Es kommt fortlaufend zu technischen Störungen oder Ausfällen. Gleichzeitig wird von den Kita-Trägern erwartet, dass sie sämtliche Daten stets korrekt und fristgerecht ins System einpflegen - was natürlich eine Selbstverständlichkeit ist. Doch auf der anderen Seite schafft das Land Berlin es nicht, seinerseits die eigene Selbstverständlichkeit zu erfüllen: die Funktionsfähigkeit des Systems sicherzustellen. Es ist schlicht nicht hinnehmbar, dass auf Seiten der Träger Verlässlichkeit eingefordert wird, während das Land selbst seiner eigenen Pflicht dauerhaft nicht nachkommt.” betont Lars Békési, Geschäftsführer des VKMK, und unterstreicht damit deutlich die Tragweite dieser anhaltenden Funktionsstörungen.

Die Berliner Kita-Träger leisten täglich einen unverzichtbaren Beitrag zur frühkindlichen Bildung - auch unter schwierigen Rahmenbedingungen. Sie brauchen endlich ein verlässliches System, das sie in ihrer Arbeit unterstützt, statt sie zusätzlich zu belasten.