Systemstörungen ohne Ende: ISBJ-KiTa bleibt ein Problemfall

Bereits kurz nach der Produktivsetzung der neuen Fachanwendung ISBJ-KiTa sorgten Funktionsstörungen im System berlinweit für Schlagzeilen: Kita-Gutscheine konnten aufgrund Funktionsstörungen nicht mehr vergeben und bearbeitet werden. Die Folgen: Jugendämter waren mit einem erheblichen Mehraufwand konfrontiert, Eltern wussten nicht, wie oder ob sie ihre Kinder überhaupt in einer Kita anmelden können und Kita-Träger mussten aufgrund fehlender Gutscheine in finanzielle Vorleistung gehen. Auch einen Monat später - Anfang August - ist immer noch keine Besserung in Sicht.

Über das ISBJ-KiTa werden unter anderem die An- und Abmeldung von Kindern in Kitas, die Beantragung und Abrechnung von Kita-Gutscheinen sowie die monatlichen Trägerabrechnungen abgewickelt. Doch technische Probleme bestehen nicht erst seit dem Update. Bereits seit März 2023 dokumentieren die Mitglieder des VKMK - Der Kitaverband regelmäßig Störungen, wie etwa fehlerhafte Abrechnungen. All diese Probleme wurden über Monate hinweg an die Senatsverwaltung weitergeleitet - eine Verbesserung blieb jedoch aus. 

Nun, im August 2025, geht es unverändert weiter: Personaldaten werden teils nicht korrekt erfasst oder falsch berechnet. Auf Grundlage dieser Daten wird jedoch die Einhaltung der gesetzlichen Personalvorgaben bewertet - fehlerhafte Berechnungen können daher zu Problemen für die Träger führen. 

Zudem erhalten Träger seit Juni keine Rückmeldung mehr darüber, ob die Registrierungen von Kita-Gutscheinen im System erfolgreich eingegangen sind. Oft bleibt tagelang unklar, ob die Datenübermittlung erfolgt ist. Träger müssen dies wiederholt nachprüfen - in vielen Fällen sogar den gesamten Prozess mehrfach durchlaufen. 

Auch bei den Abrechnungen bestehen erhebliche Probleme: Häufig sind sie unvollständig oder können nicht fristgerecht gebucht werden, aufgrund falscher oder unvollständiger Daten im System. 

Kita-Träger müssen teilweise in Vorleistung gehen, um trotz der Komplikationen frühkindliche Bildung für die Kinder sicherzustellen - wissen aber zugleich oft nicht, wann genau sie die dafür nötigen Mittel refinanziert bekommen. 

“Diese Probleme sind nicht neu. Es kommt fortlaufend zu technischen Störungen oder Ausfällen. Gleichzeitig wird von den Kita-Trägern erwartet, dass sie sämtliche Daten stets korrekt und fristgerecht ins System einpflegen - was natürlich eine Selbstverständlichkeit ist. Doch auf der anderen Seite schafft das Land Berlin es nicht, seinerseits die eigene Selbstverständlichkeit zu erfüllen: die Funktionsfähigkeit des Systems sicherzustellen. Es ist schlicht nicht hinnehmbar, dass auf Seiten der Träger Verlässlichkeit eingefordert wird, während das Land selbst seiner eigenen Pflicht dauerhaft nicht nachkommt.” betont Lars Békési, Geschäftsführer des VKMK, und unterstreicht damit deutlich die Tragweite dieser anhaltenden Funktionsstörungen. 

Die Berliner Kita-Träger leisten täglich einen unverzichtbaren Beitrag zur frühkindlichen Bildung - auch unter schwierigen Rahmenbedingungen. Sie brauchen endlich ein verlässliches System, das sie in ihrer Arbeit unterstützt, statt sie zusätzlich zu belasten.

Kita 2.0 - Digitales Update, reales Chaos

Die modernisierte Software ISBJ-KiTa der Berliner Jugendhilfe wurde Ende Juni neu ausgerollt. Das System ist für Jugendämter und Kita-Träger in Berlin verpflichtend und bildet zentrale Prozesse ab - von der An- und Abmeldung von Kindern in Kitas über die Beantragung und Abrechnung von Kita-Gutscheinen bis hin zur monatlichen Trägerabrechnung. Aktuell zeigt sich jedoch, dass die Software erhebliche Funktionsstörungen aufweist. Besonders betroffen ist die Vergabe und Bearbeitung von Kita-Gutscheinen: Berlinweit kommt es zu gravierenden Problemen und Verzögerungen, die Eltern, Kinder, Jugendämter und Kita-Träger vor erhebliche Herausforderungen stellen. 

Die massiven Probleme mit der ISBJ-Software sind nicht neu: Bereits seit März 2023 dokumentieren die Mitglieder des VKMK - Der Kitaverband regelmäßig Störungen und Unstimmigkeiten im System, wie etwa fehlerhafte Abrechnungen, und melden diese an die Senatsverwaltung. Doch bislang trafen die Auswirkungen primär die Kita-Träger. Mit dem jüngsten Update weiten sich die Probleme jedoch nun auch auf Eltern, Kinder und Jugendämter aus - eine Entwicklung, die aus Sicht des Verbandes besonders alarmierend ist. “Dass sich die Fehler trotz aufwändiger Modernisierung weiter verschärfen, ist ein fatales Signal.” macht Lars Békési, Geschäftsführer des VKMK, deutlich.

Schon seit Langem kämpfen die Jugendämter in mehreren Berliner Bezirken mit Personalmangel - bei gleichzeitig hoher Arbeitsbelastung. Die aktuellen Einschränkungen im ISBJ-System treffen sie daher besonders hart. Gleichzeitig stehen viele Eltern nun vor der Frage, ob und wie sie ihre Kinder ohne Gutschein überhaupt in einer Kita anmelden können. “Jetzt trifft das Problem, welches unsere Träger schon seit Jahren erleiden und ertragen dürfen, auch Jugendämter und Eltern. Es entstehen unnötige Mehrbelastungen an allen Stellen, die vermeidbar wären, wenn das ISBJ technisch zuverlässig funktionieren würde.” so Lars Békési. Zur Einordnung der Ursachen ergänzt Békési: “Man muss sich das ISBJ vorstellen wie ein Einfamilienhaus, das vor über 20 Jahren gebaut wurde. Im Laufe der Zeit wurde immer wieder etwas Neues angebaut - um es zu verbessern, aber oft ohne Plan und manchmal mit wechselnden Verantwortlichen. Heute ist das Haus so verwinkelt und unübersichtlich, dass kaum noch jemand weiß, wo man eingreifen kann, ohne dabei an anderer Stelle Schaden anzurichten. ” 

Auch Kita-Träger sind weiterhin und zunehmend massiv von den Störungen betroffen. Die Mitglieder des VKMK berichten von fehlerhaften Abrechnungen, verursacht durch falsche oder unvollständige Daten im System. Zusätzlich geraten viele Träger unter finanziellen Druck: Ohne ausgestellte Gutscheine erhalten sie keine Zahlungen vom Land Berlin und müssen in Vorleistung gehen - ohne Klarheit, wann eine Refinanzierung erfolgt. “Trotz dieser Herausforderungen ist es wichtig, dass Eltern wissen: Unsere Kita-Träger stehen weiterhin zuverlässig an der Seite der Familien. Auch ohne aktuell gültigen Kita-Gutschein werden Kinder aufgenommen - denn das Wohl der Kinder steht für uns an erster Stelle und sie können am wenigsten für eine nicht funktionierende Software.” unterstreicht Lars Békési.